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Copyright © International Chamber of Commerce (ICC). All rights reserved. ( Source of the document: ICC Digital Library )
I. Préambule
Les présentes notes explicatives des Standards ont pour objet de permettre aux parties, à leurs avocats, aux arbitres et aux personnes qui les assistent dans les procédures d'arbitrage de mieux comprendre la nature et la vocation des Standards.
Les Standards ne constituent pas une procédure au sens juridique mais ont plutôt vocation à servir de « protocole ». Pour les lecteurs ayant une formation juridique ce terme évoquera vraisemblablement des règles juridiques convenues, alors que les lecteurs ayant une formation d'ingénieur ou en technologies de l'information (TI) penseront plutôt à des procédures à suivre lors de la gestion d'un processus en vue d'obtenir un certain résultat. La différence entre ces deux perspectives est que le juriste se focalisera davantage sur les éventuelles conséquences, au cas où un participant ne respecterait pas les procédures décrites. Pour l'ingénieur, en revanche, le protocole sera plutôt un outil permettant de réduire au maximum les perturbations et de garantir que l'objectif souhaité, à savoir un système opérationnel, soit atteint. Les Standards ont été rédigés essentiellement pour des personnes ayant une formation juridique, dans l'espoir qu'elles les utiliseront comme le ferait un ingénieur.
En rédigeant les Standards, nous avons aussi essayé de prendre en considération les besoins du personnel technique et administratif qui sera chargé de la mise en œuvre des solutions TI par application des Standards. Les Standards sont conçus pour fournir à ces personnes les informations de base dont elles auront besoin pour la mise en œuvre dans une procédure arbitrale d'une solution TI donnée et pour la gestion de celle-ci une fois qu'elle est initiée. Ces informations portent notamment sur (i) la compatibilité des systèmes TI respectifs des parties, (ii) l'opportunité et la manière de formaliser les solutions TI convenues, (iii) la façon de traiter des problèmes ou des perturbations, et (iv) la personne à contacter si le personnel technique et administratif n'est pas en mesure de résoudre par lui-même le problème.
Les procédures d'arbitrage exercent une pression sur les personnes impliquées. « Réinventer la roue » pour résoudre des problèmes techniques peut monopoliser une attention qui serait plus utilement portée à l'examen du fond du litige. Ces problèmes surviennent souvent sous contrainte de délais, ce qui augmente le risque de perturbation. Les Standards visent à réduire ce risque au maximum grâce à des procédures types portant sur la communication et la résolution des problèmes. Ces procédures sont présentées sous la forme d'un document de base modifiable.[Page106:]
Les formulaires joints aux Standards ont pour but de fournir aux responsables des TI des méthodes standardisées et les informations dont ils auront besoin pour résoudre des questions techniques sans perturber excessivement la procédure. En même temps, ils attirent l'attention des arbitres et des avocats sur l'existence de ces problèmes dès le début.
II. Généralités
Introduction et section 1 - Procédures générales (« G »)
Cette première section des Standards contient les procédures relatives au début de la mise en œuvre des Standards et à la définition de leur champ d'application. Elle présente également des procédures permettant d'ajuster ultérieurement les Standards et une méthode pour traiter des problèmes.
Exemples :
Toute solution personnalisée adoptée sera consignée par écrit conformément aux paragraphes G7 et G12-G13.
- Toute difficulté relative aux TI sera traitée conformément aux paragraphes G8-G11.
L'introduction décrit brièvement ce que sont les Standards, leur structure et les modalités de leur mise en œuvre.
La section 1.1 précise que les Standards ne sont pas des règles de procédure applicables à l'arbitrage, ceci afin qu'ils
restent un outil souple pour régler l'utilisation des TI dans les procédures d'arbitrage, et
? ne deviennent pas un carcan procédural qui pourrait être utilisé pour s'opposer à la validité ou à l'exécution d'une sentence arbitrale.
Le principe directeur des Standards étant que les difficultés liées aux TI ne devraient pas perturber l'arbitrage, il n'est pas recommandé de les adopter en tant que règles de procédure convenues, même si les parties ou, à défaut d'accord entre elles, les arbitres, peuvent en décider autrement. A cet effet, le paragraphe G3 est formulé de manière à empêcher les parties de se fonder sur un non-respect des Standards, sauf si certaines conditions sont remplies.
La section 1.2 décrit comment commencer à utiliser les Standards.
Les Standards sont destinés à être utilisés essentiellement en relation avec l'échange de documents électroniques et de moyens de transmission électroniques. Il est judicieux de commencer à les utiliser dès le commencement de la procédure d'arbitrage. Si les parties commencent par utiliser des moyens « traditionnels », en transmettant sur papier un nombre suffisant d'exemplaires de tous les mémoires et de toutes les pièces, le passage à l'échange électronique des documents peut entraîner du travail et des dépenses supplémentaires, qui auraient pu être évités si l'utilisation des Standards avait été acceptée dès le départ.[Page107:]
En général, on peut s'attendre à ce qu'une des parties, plutôt que les arbitres, propose l'utilisation des Standards. Le formulaire d'initiation des Standards devrait alors être utilisé. Il sert à :
informer l'autre partie et les arbitres des solutions TI spécifiques proposées ;
amener une partie à évaluer ses propres capacités TI afin de s'assurer qu'elle est en mesure de répondre aux besoins ;
permettre au destinataire de vérifier les capacités TI de la partie qui soumet le formulaire ;
? amener le destinataire à évaluer et communiquer ses capacités TI.
L'objet de cet échange d'informations est de faciliter un accord. Il pourra également être nécessaire, pendant le déroulement de l'arbitrage, d'obtenir de l'institution d'arbitrage, des arbitres ou de tiers, tels que témoins ou experts, des informations concernant leurs capacités TI.
Si les parties, dans le cadre de la communication de pièces entre elles pour leurs propres besoins, décident d'échanger des fichiers électroniques comportant des reproductions conformes de documents historiques, les capacités TI des arbitres et l'interopérabilité des systèmes sont sans incidence si les documents déposés auprès du tribunal arbitral sont uniquement sur support papier.
Si les documents déposés auprès du tribunal arbitral doivent également être communiqués sous la forme de fichiers électroniques, il convient de déterminer les capacités TI des arbitres, l'interopérabilité des systèmes et la volonté des arbitres d'utiliser les TI.
- De la même façon, toute autre personne appelée à recevoir et à transmettre des données électroniques dans le cadre de l'arbitrage devra disposer des capacités TI et de l'interopérabilité nécessaires, à moins qu'une solution spécifique ne soit mise en place pour cet acteur. Le manque de ressources de son côté est moins crucial mais il doit être envisagé.
Le fait pour une institution, un arbitre ou un tiers de ne pas avoir la capacité ou la volonté d'utiliser la ou les solutions TI désirées n'exclut pas forcément toute utilisation de celles-ci. Il peut néanmoins constituer un obstacle empêchant la mise en œuvre des Standards, pour autant qu'il concerne les parties ou les arbitres. Pour y remédier, il faudrait ajuster le processus des Standards en conséquence.
Les Standards supposent une coopération volontaire. Leur mise en œuvre repose en grande partie sur la volonté des participants d'utiliser les TI et de fournir les informations nécessaires à cet effet.
Deux types de difficultés peuvent survenir dès le début :
Même si tous les participants sont disposés à utiliser les TI, un ou plusieurs d'entre eux peuvent être confrontés à des difficultés d'ordre technique liées à la mise en œuvre des Standards.
? Un ou plusieurs participants peuvent ne pas souhaiter utiliser les TI comme le proposent d'autres participants et peuvent même s'abstenir de répondre au formulaire d'initiation des Standards.[Page108:]
Les problèmes du premier type pourront être solutionnés si les participants coopèrent. Dans la plupart des cas, les personnes responsables des questions techniques seront en mesure d'identifier le problème et de le résoudre. Elles devraient également être capables de déterminer si la difficulté aura un impact significatif sur la mise en œuvre et l'utilisation des TI, s'il n'y a pas moyen de contourner le problème.
Une partie a besoin de numériser des centaines de documents mais n'a pas de scanner puissant à chargement multipage. Solutions éventuelles : (i) acheter le scanner approprié ou (ii) confier le travail de numérisation à un prestataire de services.
- Une partie utilise un fournisseur d'accès à Internet qui limite les pièces jointes électroniques à une taille maximale qui ne sera pas suffisante pour le volume des transferts prévus durant l'arbitrage. Exemples éventuels : (i) changer de fournisseur ou (ii) convenir de transmettre les fichiers sur CD ou DVD.
La mise en œuvre des Standards ne pourra commencer tant qu'une solution consensuelle n'aura pas été trouvée (G6 (i)-(ii)). Les Standards n'étant pas prévus pour l'utilisation des TI par un seul participant, ils ne contiennent aucune suggestion quant à la démarche à suivre par une partie qui souhaite utiliser les TI malgré l'absence d'un consensus. La seule solution pratique sera alors que le tribunal arbitral donne les instructions appropriées (G6 (iii)).
Les problèmes du second type pourront être plus difficiles à résoudre. Dans certains cas, en l'absence d'une réponse ou de la volonté nécessaire pour l'utilisation des TI, il peut être utile aux parties d'adopter une approche coopérative qui prend en considération :
les obstacles personnels et/ou culturels à l'utilisation des TI en matière d'arbitrage ;
? les obstacles juridiques, réels ou supposés, à l'utilisation de la ou des solutions TI souhaitées ;
? les obstacles pratiques, réels ou supposés, à l'utilisation des TI (manque d'expérience, importance de l'investissement nécessaire, etc.).
Il y a des chances que les participants, en portant leur attention à ces facteurs, puissent s'entendre sur des solutions ou des contournements acceptables pour tous.
Dans une affaire, l'arbitre n'avait ni le matériel ni l'expérience nécessaires en matière de TI. Les parties lui ont fourni un ordinateur portable déjà configuré avec toutes les données enregistrées sur le disque dur et facilement accessibles, ainsi que des explications sur la manière d'y accéder.
Les difficultés du second type, comme ceux du premier, auront pour conséquence de suspendre ou mettre fin à la mise en œuvre des Standards sous réserve des instructions du tribunal arbitral (G6 (iii)).
En cas de désaccord, le tribunal devra prendre en considération les implications éthiques, pratiques et juridiques de la capacité (ou de l'incapacité) des parties et du tribunal à gérer les données. Tout accord concernant l'utilisation des TI dans une procédure d'arbitrage doit respecter la nécessité de donner aux autres parties [Page109:] et aux arbitres plein accès à tout document soumis, que ces parties ou ces arbitres utilisent ou non les TI ou n'aient pas la capacité ou la volonté de les utiliser.
Les principes sous-jacents (conformément aux lois sur l'arbitrage et aux règles institutionnelles ou ad hoc les plus pertinentes) veulent que les parties ont droit à un traitement égal et à présenter leur cause (par ex. l'article 18 de la loi type de la CNUDCI sur l'arbitrage commercial international). Par ailleurs, le tribunal a le devoir de mener la procédure de manière efficace (par ex. l'article 20(1) du règlement d'arbitrage de la CCI). De ce fait, toutes les parties et tous les arbitres doivent disposer du matériel et des logiciels nécessaires à la réception, à la lecture, à l'impression et au stockage des documents fournis sous forme électronique. Sinon, des dispositions appropriées doivent être prises pour les personnes ne disposant pas des outils nécessaires. La ou les parties utilisant les TI peuvent ainsi se voir obligées de fournir aux autres parties et aux arbitres une version papier des documents.
De plus, le tribunal devrait tenir compte de toute information disponible concernant le temps et les coûts exposés ainsi que les avantages tangibles escomptés et la facilité d'utilisation pour toute solution TI particulière dont l'utilisation doit être autorisée.
Les Standards reposent sur le postulat selon lequel, dans un délai raisonnable suivant le déclenchement du processus par la remise par l'un des participants à tous les autres d'un formulaire d'initiation des Standards dûment rempli (G5), chaque autre participant répondra en fournissant à tous les autres participants son propre formulaire d'initiation des Standards. Il est également entendu que tous les participants examineront les formulaires afin de déterminer s'il existe ou non un accord sur la mise en œuvre des solutions TI définies dans les formulaires.
Résultat : Tous les participants acceptent d'utiliser les Standards et d'échanger les documents sous forme électronique. Sauf instruction contraire du tribunal, les documents électroniques seront échangés sur CD ou DVD, et non transmis par courrier électronique ou via un site Web. A défaut d'accord sur des procédures personnalisées, le système d'appellation mentionné aux § P5 et P6.3 sera utilisé, sauf instruction contraire du tribunal.[Page110:]
Résultat : Tous les participants acceptent d'utiliser et d'échanger des documents aux formats pdf et tiff. Sauf instruction contraire du tribunal, les documents électroniques ne seront pas échangés sous d'autres formats.
En cas de désaccord partiel sur la façon d'utiliser les Standards, le tribunal doit déterminer si les éléments acceptés sont suffisants pour permettre la mise en œuvre dans le cadre des Standards de la solution TI souhaitée. La réponse serait affirmative dans les exemples ci-dessus. Toutefois, si par exemple les deux parties avaient indiqué dans leur formulaire d'initiation des Standards qu'elles n'étaient pas en mesure de graver des CD ou des DVD, il serait impossible de procéder à la mise en œuvre sans d'abord remédier au problème.
Le processus de consolidation (G7 à G11) peut généralement être accompli au moyen de courriers, de conférences téléphoniques ou d'une rencontre au plus tôt. Les problèmes éventuels seront traités de la manière exposée ci-dessus.
Des incidents imprévus peuvent encore survenir après la mise en œuvre des Standards.
Des courriers électroniques arrivent « brouillés », les paramètres du programme n'ayant pas été correctement définis.
Un fichier est infecté par un virus informatique.
Un fichier est endommagé et ne peut être ouvert par le destinataire.
La réception d'un courrier électronique avec des pièces jointes n'est pas confirmée.
La cause de ces problèmes ou de problèmes similaires n'est pas toujours évidente. Pour les résoudre rapidement, il sera indispensable de décrire le problème de manière claire et concise et d'analyser la solution qui pourrait être envisagée. Dans le milieu des TI, l'utilisation de formulaires standard de rapport d'erreurs qui « obligent » à fournir certaines informations s'est avérée un outil précieux pour le traitement efficace de ce type de problème. Les Standards suivent cette façon de procéder (G8-G9), chaque participant étant informé de l'incident et du moment de sa résolution. Les Standards contiennent des principes directeurs quant à la façon d'aborder les éventuelles difficultés (G10-G11), en soulignant qu'il est essentiel de coopérer de bonne foi et d'éviter toute perturbation de la procédure arbitrale.
Le processus lié au formulaire de rapport d'incident relatif aux Standards peut également être utilisé pour toute autre perturbation ou tout autre incident, même si son origine n'est pas de nature purement technique.[Page111:]
Comme il a déjà été indiqué, les Standards se veulent flexibles et peuvent être modifiés pour répondre aux besoins des parties, des arbitres et des tiers aux différentes étapes de l'arbitrage, pour traiter d'événements n'ayant pas été prévus à l'origine, ou pour incorporer de nouvelles solutions TI.
Un expert désigné par le tribunal recevra les documents pertinents sous forme électronique et, en plus, remettra son rapport sous la même forme.
Un sténographe transmettra électroniquement le transcript sous forme de fichier aux parties et aux arbitres.
Les parties et les arbitres qui au départ avaient tous préféré recevoir les fichiers électroniques sur CD veulent passer à une transmission par courrier électronique.
Le recours à une visioconférence s'avère nécessaire pour entendre un témoin qui ne pourrait sinon se rendre disponible pour l'audience.
Pour répondre à de tels cas de figure, les Standards prévoient une méthode d'ajustement simple décrite aux paragraphes G12-G13. Les arbitres sont également libres d'ordonner tout ajustement qu'ils estiment approprié.
III. Procédures spéciales pour des solutions TI spécifiques
Les sections suivantes, qui portent sur des solutions TI spécifiques susceptibles d'être utilisées dans l'arbitrage, sont destinées à s'appliquer conjointement avec les procédures générales de la section I. Les procédures générales s'appliquent, qu'il soit décidé de mettre en œuvre l'ensemble ou seulement certaines des procédures spécifiques.
Section 2 - Dossiers sans papier (« P »)
Introduction
L'échange et la gestion de documents par des moyens électroniques sont de nature à augmenter l'efficacité et à réduire le coût de l'arbitrage, à condition qu'il en soit fait un usage intelligent.
Formats de fichiers
L'ordinateur du destinataire peut être incapable d'ouvrir ou d'afficher correctement des fichiers créés avec :
un programme s'exécutant sous un système d'exploitation différent (par exemple, MS Windows, Linux, MacOS)
un programme provenant d'un éditeur de logiciels différent (par exemple, MS WinWord, WordPerfect, OpenOffice)
une version plus récente d'un programme provenant du même éditeur de logiciels.
Plus précisément, l'ordinateur du destinataire peut ne pas être capable d'afficher le fichier de la même manière que l'ordinateur de la personne qui l'a créé.[Page112:]
De même, si les bonnes polices ne sont pas installées sur l'ordinateur du destinataire, le texte qui sera affiché ou imprimé risque d'être brouillé. Ces inconvénients sont dus aux logiciels et à une normalisation insuffisante.
Les Standards et le formulaire d'initiation de ceux-ci sont conçus pour réduire le risque d'apparition de ces problèmes en encourageant les parties à s'entendre sur l'utilisation de formats de fichiers et de plates-formes standardisés.
Noms de fichiers
Il est possible que pendant la procédure arbitrale une partie reçoive de nombreux documents sous forme électronique. Si la partie adverse n'utilise pas de système d'appellation cohérent et significatif (par ex., en changeant arbitrairement la manière dont elle nomme ses fichiers, en utilisant le même nom plusieurs fois, en choisissant des noms composés de chiffres ou de lettres n'ayant aucun sens), il peut en résulter une perte de temps et d'efforts lors de l'identification et de l'organisation des fichiers reçus.
Les Standards suppose l'utilisation d'un système d'appellation des fichiers cohérent. Si les participants ne veulent pas ou ne peuvent pas se mettre d'accord sur un système d'appellation des fichiers qui leur sera propre, les Standards prévoient une convention d'appellation des fichiers par défaut.
Fonction de recherche
La possibilité d'effectuer une recherche plein texte sur des fichiers électroniques facilite énormément l'extraction des informations, surtout lorsque les documents sont volumineux. Bien que de nombreux systèmes d'exploitation et programmes contiennent des fonctions de recherche élémentaires, la recherche plein texte suppose que le texte soit enregistré au format électronique ASCII. Du texte enregistré sous la forme d'un fichier graphique, c'est à dire une photocopie numérique, ne peut pas faire l'objet d'une recherche. La recherche plein texte sur ce genre de fichiers requiert la reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition, soit OCR 1) par des programmes ou des fonctionnalités spécialisés (tels que Capture inclus dans Adobe Acrobat) qui produisent des fichiers ASCII. Bien que les fournisseurs de ces programmes annoncent des taux d'erreur incroyablement bas, ceux-ci dépendront de la qualité de l'original. S'il s'agit d'une photocopie faite à partir d'une autre photocopie, le risque d'erreur sera plus grand. Retravailler le texte après coup pour éliminer les erreurs peut prendre du temps et s'avérer coûteux. On ne peut pas toujours compter sur l'autre partie pour effectuer correctement tout le travail de reconnaissance optique des caractères nécessaire. Par ailleurs, les parties qui utilisent un logiciel de gestion des documents pour manier de grandes quantités de documents peuvent préférer saisir des informations pertinentes dans une base de données plutôt que d'avoir recours à l'OCR. La structure et les capacités d'importation de ces bases de données varient selon les produits. L'échange d'informations inscrites dans des bases de données peut donc se heurter à des difficultés techniques. Cependant, il est peu probable que les parties soient disposées à échanger de telles informations, en raison des avantages tactiques que chacune espère tirer de l'utilisation de sa propre base.
Par conséquent, les Standards ne comportent pas de procédure relative à l'OCR, à la mise en place d'une fonction de recherche plein texte ou au partage de bases de données contenant des informations relatives aux documents. Il est néanmoins possible d'en convenir, le cas échéant, conformément aux paragraphes P2, P9-P11 et G12 (voir ci-dessus). [Page113:]
Champ d'application
Les Standards relatifs aux fichiers électroniques sont destinés à s'appliquer aux documents électroniques déposés auprès du tribunal arbitral avec copie à l'autre partie. Les procédures concernant les documents électroniques que les parties échangent entre elles sans les verser au dossier du tribunal n'en font pas partie (P1-P2). Il faudrait que les parties conviennent de ces dernières, le cas échéant, conformément aux paragraphes P2 et G12 (voir ci-dessus).
Contenu des fichiers
Pour refléter les habitudes de travail de la plupart des gens et pour simplifier l'organisation et le stockage de documents électroniques, il est souhaitable que ce qu'on appelle un document dans le monde « réel » (par ex., une lettre, une photographie ou une décision faisant jurisprudence) soit sauvegardé dans un seul fichier électronique, même si le document comprend plusieurs pages. Un fichier ne devrait pas contenir plus d'un document, car cela rendrait l'organisation et la recherche des documents électroniques plus difficile. Cette question est abordée aux paragraphes P3-P4.
Appellation des fichiers/description du contenu des fichiers
La nécessité d'un système d'appellation des fichiers cohérent et significatif est expliquée dans l'introduction ci-dessus. Le processus de base de dénomination des fichiers est décrit au paragraphe P5.
P6 présente les différentes manières de procéder en matière de dénomination de fichiers. Les parties peuvent se mettre d'accord sur un système de dénomination des fichiers (option 1, P6.1), ou chaque partie peut suivre ses propres conventions en la matière (option 2, P6.2). Si aucune de ces options n'est choisie, les Standards prévoient une troisième option par défaut, qui consiste en un système commun visant à donner aux fichiers des noms significatifs qui permet de les gérer et de les retrouver facilement (P6.3).
Pour les raisons exposées plus haut en relation avec l'OCR et les bases de données, les parties ne sont pas tenues de fournir avec chaque document électronique des données ou des informations électroniques complémentaires (P7), bien qu'il soit possible de prévoir, conformément aux paragraphes P9-P11, la mise en œuvre d'un système de partage étendu de fichiers, tel l'OCR, ou l'échange d'informations contenues dans des bases de données.
Authenticité
Les Standards prévoient la soumission de documents sous forme de photocopie électronique de l'original (c'est-à-dire fichiers graphiques bitmap) (P4).
De nombreux utilisateurs s'inquiètent de la relative simplicité avec laquelle des documents électroniques peuvent être altérés et de la difficulté à détecter ces altérations. Ces inquiétudes portent surtout sur les preuves écrites. Les changements apportés à un fichier après sa création et sa signature peuvent normalement être détectés à l'aide de logiciels de signature électronique, mais ceux-ci ne fonctionnent pas pour les documents qui existaient à l'origine sous forme imprimée et qui ont été par la suite numérisés et traités sous forme de fichiers.[Page114:]
Il convient de relativiser ces inquiétudes. Même quand il s'agit d'une photocopie classique, il n'y a aucun moyen de savoir si la photocopie dite conforme d'un original sur papier a été manipulée (électroniquement) avant d'être imprimée. Par ailleurs, si l'original était un document électronique (par ex. un courrier électronique), une sortie papier de ce document ne constitue pas une meilleure preuve qu'une copie électronique du fichier original.
Par conséquent, les Standards proposent à cet égard rien d'autre que ce qui semble être la procédure normale dans une procédure arbitrale traditionnelle. S'il est allégué que des documents ont été altérés et qu'il existe un original tangible, il peut être nécessaire de produire celui-ci (P8).
Modalités de soumission
Même si l'utilisation des TI atteindrait son maximum d'efficacité si les documents étaient échangés par voie électronique uniquement, les utilisateurs sont parfois réticents à aller aussi loin car ils s'estiment mieux protégés si les documents sont communiqués à la fois sur papier et sous forme électronique. Les Standards ne peuvent pas fournir de solution qui soit parfaitement sûre pour chaque cas, et il n'est pas possible d'exclure complètement de tels soucis. Par conséquent, les Standards proposent une solution par défaut selon laquelle l'échange de fichiers électroniques complétera, mais ne remplacera pas, l'échange traditionnel de documents physiques (P12). Les participants qui ne souhaitent recevoir que des documents électroniques doivent donc expressément l'indiquer par écrit (P13).
Un autre point à considérer est le support sur lequel les documents électroniques seront soumis. Etant donné que la section 2 peut être mise en œuvre indépendamment de la section 3 et que le nombre et la taille des fichiers peuvent rendre la transmission par Internet moins pratique (voir explications à la section 3 ci-dessous), les Standards prévoient l'enregistrement des documents électroniques sur CD ou DVD qui seront distribués physiquement par courrier ou service de coursier. Ce type de transmission s'avère être plus fiable, surtout comparé aux transmissions réalisées sur le Web en dehors d'une salle virtuelle (data room) aménagée sur un site Internet. Il permet également d'éviter que des opérations de copie et d'enregistrement sur l'ordinateur du destinataire détruisent les éventuels liens hypertexte figurant dans le document.
Vérification
Il est possible qu'un document électronique, comme un document physique, soit omis par inadvertance. Ainsi, les Standards prévoient la création d'une table des matières électronique pour accompagner chaque production de documents (P7), et la vérification par chaque destinataire qu'il n'y a aucun problème technique affectant le CD/DVD et que tous les fichiers énumérés dans la table des matières sont effectivement joints. Les Standards prévoient également des procédures visant à remédier aux problèmes détectés (P15-P16).
Section 3 - Communication par voie électronique (« E »)
Cette section traite uniquement de l'échange de messages texte et de fichiers électroniques. Elle n'aborde pas les outils de communication simultanée par chat [Page115:] sur Internet, la visioconférence (voir section 4), l'audioconférence (voir section 5) ou les outils de collaboration complexes sur Internet, comme les tribunes électroniques ou les groupes de discussion. Jusqu'à présent, ces outils ont été peu utilisés dans l'arbitrage et il est donc trop tôt pour élaborer des processus standardisés.
Le courrier électronique (ou « e-mail ») est couramment utilisé dans de nombreuses procédures d'arbitrage de manière spontanée. Il est fort probable que tous les participants disposeront de ce moyen de communication au moment d'envisager l'utilisation des Standards. Pour cette raison, la section 3 traite principalement de l'utilisation des courriers électroniques.
Les problèmes qui peuvent survenir à l'occasion de communications par courrier électronique pendant une procédure arbitrale sont notamment les suivants :
les courriers électroniques peuvent ne pas arriver à destination ;
les courriers électroniques peuvent ne pas être correctement acheminés vers les destinataires et lus par ceux-ci, une fois reçus par leur système ;
des courriers électroniques importants peuvent être noyés dans une masse de messages indésirables (ou « spam ») ou bloqués par des outils de filtrage automatique développés à cet effet ;
les courriers électroniques comportant des pièces jointes augmentent le risque d'infection du système des destinataires par des virus, vers, logiciels espions, etc. ;
(v) les courriers électroniques ne sont pas complètement confidentiels et peuvent être interceptés.
Le premier problème, certes fort rare, peut être réglé à l'aide des Standards.
Le deuxième problème est difficile à accepter, car il résulte d'une mauvaise organisation interne. Aucun cabinet d'avocats et aucune société disposant d'une adresse de courrier électronique ne devrait accorder aux messages électroniques entrants une attention moindre que celle accordée au courrier postal.
Le troisième problème doit être pris au sérieux. Le courrier indésirable (spamming) est un fléau que les Standards ne peuvent pas résoudre, sauf par application du paragraphe E6 relatif au suivi de la réception du courrier. Les mesures suivantes peuvent cependant être prises :
L'utilisation d'une adresse électronique significative consacrée spécialement à un arbitrage particulier (par ex. du type « demandeur.icc25346@yourfirm.com 2 » plutôt que « votre.nom@votresociété.com »). Il y a moins de chances qu'une telle adresse tombe entre les mains d'un expéditeur de courrier indésirable. En cas d'absence, elle faciliterait en interne le transfert des courriers électroniques relatifs à une affaire à l'exclusion de tout autre.
L'utilisation d'un outil de filtrage des messages. Dans ce cas, les adresses de courrier électronique de tous les autres participants doivent figurer dans la liste des adresses autorisées, afin que leurs envois ne soient pas exclus.
L'utilisation d'une adresse de courrier électronique qui n'inclut pas le nom de domaine d'un fournisseur d'accès à Internet (gratuit). En effet, les clients de ces fournisseurs sont plus fréquemment ciblés par les expéditeurs de courrier indésirable. Par ailleurs, ils sont souvent soumis à des restrictions en ce qui concerne la taille des fichiers joints.[Page116:]
Le quatrième problème doit également être pris au sérieux. Ce risque n'est pas spécifique à l'arbitrage. Même s'il ne peut être totalement écarté, à moins de rester hors connexion et de ne plus recevoir de fichiers, il peut être réduit grâce à des logiciels anti-virus et anti-vers qui vérifient automatiquement et en permanence toutes les données entrantes et sortantes et tous les fichiers ouverts sur l'ordinateur. Si la plupart de ces programmes de protection bloquent également des activités suspectes types, ils ne pourront détecter les programmes nuisibles que si leurs fichiers de définition sont tenus à jour. Il est donc important de profiter du téléchargement automatique de fichiers de définition proposé par les programmes de protection, même si cela nécessite un abonnement.
Les Standards supposent que les participants feront tout ce qui est nécessaire afin de protéger leur système contre les infections sans attendre que l'autre ou les autres parties en fassent autant.
D'un point de vue technique, le cinquième problème concerne autant les courriers électroniques que les conférences téléphoniques ou la transmission par télécopie. Il faut néanmoins penser que filtrer des informations précises dans les millions de courriers électroniques qui sont échangés et en analyser le contenu requiert du temps, des outils sophistiqués et un budget considérable. De plus, les informations obtenues par ces moyens doivent être utiles à l'intercepteur ou portées à l'attention des personnes concernées. D'ailleurs, une personne qui cherche absolument à obtenir de telles informations dispose de nombreux autres moyens de basse technologie.
Si les craintes en matière de sécurité ne doivent par conséquent pas être exagérées, il existe des programmes de cryptage pour empêcher l'interception de courriers électroniques en transit sur le Web. Il est également possible de mettre en place ce qu'on appelle un réseau privé virtuel entre les participants d'un arbitrage spécifique afin que les communications au sein du réseau soient chiffrées. En outre, il est possible d'établir une connexion sécurisée (chiffrée) pour l'utilisation d'un navigateur lors de l'échange d'informations via un portail Internet.
Comme l'organisation et la mise en œuvre de l'échange de messages chiffrés et leur déchiffrement dépendent des outils logiciels disponibles et requièrent des connaissances techniques spécialisées, les Standards ne contiennent pas de procédure détaillée à ce sujet mais seulement une méthode permettant de se mettre d'accord sur ces points (formulaire d'initiation des Standards B.4, Standards E13-E16, voir également Standards E19-E22 concernant l'accès (sécurisé) à un site Internet).
Généralités
Le paragraphe E1 des Standards décrit les moyens de communication faisant l'objet de cette section. Le paragraphe E2 prévoit que tous les autres participants doivent être informés de tout changement ayant une incidence sur des échanges électroniques par Internet (tel qu'une nouvelle adresse de courrier électronique).
Communication par courrier électronique
L'utilisation du courrier électronique aux fins de communication suppose une décision en ce sens. S'il est souhaitable que cette utilisation fasse l'objet d'un [Page117:] accord, les Standards n'empêchent pas le tribunal d'émettre des instructions à ce sujet (E3). En fonction de cette décision, le recours au courrier électronique peut également comprendre la transmission de fichiers joints.
En ce qui concerne la transmission de fichiers joints, il convient de tenir compte des points suivants :
Bien que le fait de joindre un ou plusieurs fichiers dont la taille ne dépasse pas quelques centaines de kilo-octets ne pose généralement aucune difficulté, il peut en être autrement si des dizaines ou centaines de fichiers, ou un ou deux très gros fichiers bitmap, représentant un volume total de plusieurs méga-octets sont joints au message électronique. Même si tous les participants disposent d'une connexion Internet à haut débit (voir formulaire d'initiation des Standards IV B.2), le téléchargement de tels volumes peut être très long. Si l'expéditeur ou l'un des destinataires ne dispose pas d'une telle connexion (même une connexion par un modem à 56 Kbits/s n'est pas du haut débit), l'envoi et/ou le téléchargement d'un message électronique contenant des pièces jointes peut durer des heures, avec le risque d'une interruption à tout moment, obligeant à tout recommencer depuis le début.
Ces problèmes peuvent être aggravés par les limites qui sont imposées par certains fournisseurs d'accès à Internet ou administrateurs de réseau sur la taille des fichiers joints. Il faut se renseigner à ce sujet.
Si les mémoires transmis contiennent des renvois électroniques (des « liens hypertexte ») vers des pièces également transmises, ces renvois automatiques seront généralement détruits lors de l'envoi, du téléchargement et de l'enregistrement des fichiers sur l'ordinateur du destinataire.
Pour ces raisons, les Standards préconisent l'utilisation de CD ou de DVD lorsqu'il est nécessaire de soumettre de nombreux fichiers volumineux. Les participants sont toutefois libres d'utiliser le courrier électronique également pour ces transmissions, s'ils sont convaincus qu'ils ne s'exposent pas aux difficultés susmentionnées. Pour les courriers électroniques comportant quelques pièces jointes de taille limitée, les craintes exprimées ci-dessus seront généralement sans objet. La perte des liens hypertexte peut être évitée en employant un outil de compression (par ex. au format « .zip »), qui permet de compresser un dossier contenant plusieurs fichiers en un seul fichier appelé « archive ». Les destinataires pourront extraire le dossier avec les fichiers sur leur ordinateur et les liens hypertexte fonctionneront, sauf si les fichiers sont déplacés en dehors du dossier. Dans de nombreux programmes de compression, l'extraction ne peut se faire qu'avec un mot de passe, ce qui assure une protection simple (bien qu'imparfaite) de la confidentialité.
Conservation des courriers électroniques
Il est inutile d'expliquer plus en détail que tous les courriers échangés au cours d'une procédure d'arbitrage doivent être inclus dans le dossier de l'affaire et archivés conformément aux règles applicables. Dans l'idéal, les courriers électroniques devraient être archivés au même format électronique qu'à leur réception ou leur envoi. Cela n'est pas toujours le cas, et parfois la politique d'un cabinet veut que tous les messages électroniques soient supprimés au bout d'une période relativement courte. Pour répondre aux besoins de l'arbitrage, les Standards prévoient que les échanges par courriers électroniques soient conservés sous forme électronique et imprimés pendant la durée de la procédure et pendant un délai raisonnable suivant celle-ci (E5). Le terme « raisonnable » sera interprété en fonction des faits et des circonstances et des règles applicables.[Page118:]
Gestion des courriers électroniques
Il peut être nécessaire de s'assurer que des messages électroniques ont été bien reçus et ouverts par leurs destinataires et d'en obtenir la preuve. Cela peut résulter de l'application d'une loi sur l'arbitrage (par ex., l'article 3 de la loi type de la CNUDCI sur l'arbitrage commercial international) ou d'un règlement d'arbitrage (par ex., l'article 3 du règlement d'arbitrage de la CCI ou l'article 2 du règlement d'arbitrage de la CNUDCI). La date de réception peut être utile pour le calcul des délais.
Pour permettre un certain niveau de sécurité à ce sujet, les Standards prévoient que la réception des courriers électroniques sera confirmée manuellement à réception (E6). Cette solution a été préférée à l'utilisation des accusés de réception générés automatiquement par le programme de messagerie du destinataire, fonction standard de ces programmes. La raison en est que de nombreux utilisateurs n'activent pas cette fonction et qu'elle est moins fiable. Par ailleurs, on peut être plus certain que le message a été ouvert et lu lorsque sa réception est confirmée manuellement.
Certains utilisateurs ont tendance à attacher moins d'importance à leur boîte de courrier électronique qu'à leur boîte aux lettres postale normale. Les Standards répondent à ce problème en prévoyant que les utilisateurs vérifient régulièrement leur boîte de courrier électronique (E8) et ouvrent les messages contenant des pièces jointes (E12). Les Standards exigent par ailleurs des destinataires qu'ils signalent rapidement les anomalies (E12).
Les Standards prévoient aussi des procédures permettant de détecter des problèmes relatifs aux courriers électroniques et d'y remédier (E7-E9). Afin d'éviter toute difficulté de lisibilité des courriers électroniques ou d'identification des pièces jointes, les Standards prévoient l'utilisation de texte brut ASCII (voir les explications sur les polices en section 2), la conformité des pièces jointes aux conditions énoncées dans la section 2 (E11) et leur énumération dans le corps du message. Ceci permet de vérifier qu'un fichier n'a pas été oublié par inadvertance par l'expéditeur ou perdu au cours de la transmission (E10).
Cryptage et signature électronique
Ces points (E13-E16) ont été traités dans l'introduction de la présente section. Le formulaire d'initiation des Standards prévoit l'échange des informations utiles en IV.B.4.
Des salles virtuelles (case rooms/data rooms) auxquelles on peut accéder par Internet sont de plus en plus utilisées dans l'industrie, notamment pour la collaboration par intranet au sein de groupes de travail. Ces « salles » fonctionnent à l'aide d'un logiciel de gestion de documents et/ou de base de données qui s'exécute sur un serveur central connecté à Internet. Le logiciel est muni d'une interface qui permet à l'utilisateur de télécharger, d'obtenir, de rechercher, de consulter et d'afficher les informations stockées sur le système de manière structurée sans qu'il y ait besoin de l'installer sur son ordinateur. Ces systèmes sont normalement protégés par un mot de passe et comprennent des [Page119:] droits d'accès sophistiqués de façon à autoriser la visualisation et les modifications de manière sélective. L'acquisition de l'infrastructure matérielle et logicielle d'un tel système et sa configuration requièrent un lourd investissement financier et le travail de spécialistes informatiques. De tels systèmes font partie de l'intranet de certains gros cabinets d'avocats, qui les utilisent également pour leurs clients. Il en est fait usage principalement dans le domaine des fusions et acquisitions.
L'utilisation de ces salles virtuelles est également intéressante en matière d'arbitrage. Une des raisons à cela est que l'utilisateur ponctuel n'a pas besoin de faire exécuter de logiciels sophistiqués sur son ordinateur. D'autre part, un système structuré et centralisé de gestion de données doté d'une fonction permettant de garder une trace des modifications et de l'accès des utilisateurs promet de simplifier un grand nombre (mais non la totalité) des questions évoquées précédemment. Un autre avantage est que l'accès à un site Internet qui exige un identifiant utilisateur et un mot de passe et se fait par une connexion automatiquement chiffrée réduit les craintes en matière d'authenticité et de confidentialité des informations. Pour ces raisons, la CCI et d'autres institutions d'arbitrage proposent ou seront amenées à proposer des services de salles virtuelles à leurs utilisateurs.
Etant donné que les fonctionnalités de ces salles virtuelles varieront selon le logiciel utilisé, les Standards ne contiennent pas de procédure détaillée mais seulement des procédés de base permettant de s'accorder sur l'emploi de ces salles et d'y avoir recours.
Responsabilité de la salle virtuelle
Dans la plupart des cas, ni les parties ni les arbitres ne souhaiteront héberger une salle virtuelle. Pour des raisons évidentes, il semble préférable que celle-ci soit exploitée par une entité neutre en laquelle tous les participants ont confiance. Les Standards préconisent l'utilisation d'un prestataire de services ou d'un organisme neutres pour héberger la salle (E18).
Organisation de l'utilisation d'une salle virtuelle
S'il est fait appel à un prestataire de services, toutes les modifications et tous les impératifs propres à la salle qu'il héberge sont intégrés dans la mise en œuvre des Standards en suivant le processus décrit dans ceux-ci (voir G12-G13, P9-P11, P13, E13-E15). Dans un premier temps, le travail sur les dispositions à prendre est délégué à des personnes ayant des compétences techniques qui établissent un protocole additionnel reprenant les procédures d'exploitation du prestataire de services. Dans un deuxième temps, les représentants des parties et les arbitres examinent et éventuellement approuvent le protocole additionnel, ce qui permettra de le mettre en œuvre (E19-E23).
Vérification des informations
Contrairement au courrier électronique, le recours à une salle virtuelle suppose que tous les participants s'y connectent pour aller chercher de nouvelles informations. Il peut être utile de les avertir automatiquement par courrier électronique que de nouvelles informations sont disponibles dans la salle. Toutefois, il convient d'inciter les participants à vérifier ou faire vérifier la salle régulièrement à la recherche de nouvelles informations (E24).[Page120:]
Section 4 - Visioconférences (« V »)
Une visioconférence est une réunion entre plusieurs personnes qui a lieu dans au moins deux endroits différents et qui permet aux personnes qui y assistent de communiquer en temps réel par la voix, l'image et éventuellement l'échange de données grâce aux technologies de l'information. Pour tenir une visioconférence, il faut autant de terminaux ou de systèmes de visioconférence qu'il existe d'endroits où se trouvent les participants. De plus, il faut des canaux de communication au moyen desquels les données compressées générées par un terminal sont transmises aux autres, et vice versa. Ces canaux peuvent être des liaisons fixes point à point ou Internet. S'il y a plus de deux terminaux, il convient d'utiliser un « courtier » logique pour répartir les informations.
A chaque endroit, la perception des participants est limitée à ce que montre la caméra et à ce que restitue le microphone. La manipulation de ces appareils peut, de plus, être une source de distraction. La situation de communication est non seulement différente du face-à-face, mais aussi moins « riche », notamment en ce qui concerne la communication inconsciente ou subconsciente.
Par conséquent, la visioconférence reste un substitut de second choix aux réunions en personne, même si elle est un meilleur outil de communication que les audioconférences téléphoniques. Les réunions en personne seront vraisemblablement plus efficaces, mais à un coût plus important. Déplacer les participants vers une salle de réunion occasionne une perte de temps et des dépenses considérables pour eux. Le gain d'efficacité doit donc être mis en balance avec la perte en termes de temps et d'argent. Cela est facile à comprendre, quand on pense à l'impact que la téléphonie classique, la télécopie et le courrier électronique ont eu sur les affaires par comparaison au début du 19e siècle.
Aujourd'hui, la plupart des parties, de leurs avocats et des arbitres ne disposent pas des équipements de communication nécessaires pour la visioconférence dont le prix est relativement élevé. En outre, la mise en place d'une visioconférence qui fournit la qualité sonore et visuelle souhaitée exige des compétences techniques. L'organisation technique d'une conférence est donc normalement confiée à des prestataires spécialisés présents dans de nombreuses grandes villes à travers le monde3. Par conséquent, les informations relatives aux équipements de visioconférence à fournir sur le formulaire d'initiation des Standards (B.5) sont facultatives, et les Standards n'abordent l'organisation d'une visioconférence que dans ses grandes lignes.
Selon le paragraphe V1, cette section a vocation à s'appliquer à l'utilisation de la visioconférence lors des audiences ou des conférences entre le tribunal et les parties.
Préparation de la visioconférence
Les arbitres - de préférence après avoir consulté les parties et avec leur accord - doivent d'abord définir les modalités de la visioconférence (jour et heure, endroits [Page121:] où les participants sont situés, disponibilité de documents dans chaque salle, etc.) et émettre des instructions appropriées à cet égard (V2).
Il est donc demandé aux personnes responsables des questions techniques et/ou au(x) prestataire(s) de services de visioconférence d'étudier les dispositions techniques et autres à prendre pour l'organisation de la visioconférence. Ils détermineront les mesures à prendre sur le plan technique (V3) et prépareront un document indiquant celles-ci. Ce document prendra la forme d'un protocole additionnel (V4, G12-G13). Les mesures décrites dans le protocole seront ensuite soumises au tribunal et aux représentants des parties pour approbation (V4).
La vidéoconférence est ensuite préparée sur cette base.
Conduite de la visioconférence
Les Standards ne proposent aucune procédure concernant la manière de conduire une visioconférence, car cela dépend des besoins de chaque affaire. Cependant, il ne faut pas oublier que les transmissions audio et vidéo longue distance s'effectuent avec un certain retard perceptible. Si une seule caméra est utilisée dans chaque salle de conférence, il faut ajuster la mise au point chaque fois que la parole passe d'une personne à une autre. Une plus grande discipline sera exigée que dans une réunion où tout le monde est physiquement présent au même endroit. Toute interruption d'une personne qui est en train de parler doit être évitée. Il est donc essentiel que le président dirige activement la visioconférence en tenant compte de ces particularités.
Section 5 - Audioconférences (« A »)
Une audioconférence ou conférence téléphonique réunit plusieurs personnes situées dans des endroits différents, qui communiquent en temps réel par la voix. Il est techniquement possible de mettre en place une audioconférence via Internet, mais à ce jour l'organisation d'audioconférences de ce type requiert encore des connaissances spécialisées. En plus, la fiabilité, la qualité et la facilité d'utilisation de ces audioconférences restent en deçà de celles des services proposés par des sociétés de télécommunications. Aussi, les participants utiliseront-ils généralement leurs téléphones pour l'audioconférence.
Bon nombre de téléphones cellulaires possèdent une fonction de conférence, mais une conférence téléphonique « sérieuse » sera généralement effectuée à l'aide d'un appareil de bureau relié au standard de la société. Si le téléphone fait partie d'un réseau téléphonique interne connecté à l'extérieur par plusieurs lignes, il comportera généralement une fonction de conférence, qui peut toutefois être limitée quant au nombre de participants.
Lorsque le système téléphonique d'un participant est utilisé pour organiser une audioconférence, la procédure normale veut que ce participant appelle tous les autres et les intègre à la conférence.
Une autre possibilité plus pratique mais également plus onéreuse consiste à avoir recours aux services de conférence d'un prestataire de services de télécommunications. Dans ce cas, soit l'opérateur qui met en place la conférence appelle les participants pour les connecter à la conférence, soit la société de [Page122:] télécommunications met le service à disposition et fournit un numéro d'appel ainsi qu'un code à composer sur les touches du téléphone.
Les Standards n'ont pas pour objet d'indiquer dans quelles circonstances une audioconférence peut être utilisée efficacement dans une procédure arbitrale. L'expérience montre que pour les conférences internes des membres d'un tribunal arbitral ayant une bonne relation de travail, et pour les conférences entre le tribunal et les parties portant sur des questions préliminaires et d'organisation (conférences préparatoires), les audioconférences sont un outil efficace et permettent de gagner du temps et de l'argent. La question de savoir si une audioconférence au cours d'une audience peut être une solution pratique et admissible (par exemple, l'audition à distance d'un témoin qui n'est pas en mesure d'assister à l'audience) doit être examinée au cas par cas. Il n'est pas certain qu'une telle utilisation soit souhaitable. L'une des explications les plus évidentes est l'inconvénient de rester plusieurs heures au téléphone et le coût généré.
L'expérience montre aussi que les audioconférences sont plus efficaces si tous les participants se sont déjà rencontrés en personne et ont établi une relation de travail.
Cette section est conçue pour s'appliquer à l'utilisation de l'audioconférence entre le tribunal et les parties (A1).
Préparation de l'audioconférence
Les arbitres - de préférence après avoir consulté les parties et avec leur accord - doivent définir les modalités de l'audioconférence (jour et heure, disponibilité de documents de chaque côté, etc.) et émettre des instructions appropriées (A2).
Pour les raisons expliquées plus haut dans l'introduction, une audioconférence étant relativement facile à organiser, aucune procédure spécifique n'est nécessaire. Il est donc possible d'inclure dans les instructions émises par les arbitres des consignes sur la façon dont les participants devront se connecter à la conférence. Si une telle solution n'est pas réalisable ou souhaitée, ces informations peuvent être fournies aux participants à une date ultérieure, suffisamment longtemps avant la date de la conférence. Si un numéro d'appel et un code d'accès sont nécessaires, ils doivent être communiqués à chaque participant.
Conduite de l'audioconférence
Les Standards ne proposent pas de procédure détaillée sur la manière de conduire une audioconférence, car cela dépendra des besoins de chaque affaire.
Des retards seront constatés lors de transmissions audio longue distance. Il ne sera pas possible de suivre la discussion si plusieurs personnes parlent en même temps - souvent pour des raisons techniques (mécanismes de blocage automatique). Une plus grande discipline sera donc exigée que lorsque tous les participants sont physiquement présents au même endroit. Toute interruption d'une personne qui est en train de parler doit être évitée. Il est donc essentiel que le président dirige activement l'audioconférence en tenant compte de ces particularités (A5).[Page123:]
Etant donné que les participants ne se voient pas, il est essentiel que la personne présidant la séance demande à chaque personne qui se joint à la discussion de dire son nom. Il est également recommandé de redire son nom au début de chaque prise de parole, à moins que tous les participants ne se soient déjà rencontrés à plusieurs reprises et ne reconnaissent la voix de tous les autres (A5). A la fin de la conférence, la personne présidant celle-ci doit demander aux participants s'ils ont eu de la difficulté à suivre la conférence et s'assurer que tous les participants requis sont toujours connectés. (Si une personne ne parle pas, il n'y a pas moyen de savoir si elle est toujours connectée.)
Il est possible qu'un participant soit déconnecté de la conférence ou se heurte à d'importants problèmes de transmission, sans que la personne présidant la conférence ou les autres participants ne s'en aperçoivent tout de suite. Cela peut avoir un impact négatif sur le contenu de la conférence. Les Standards prévoient qu'un participant qui rencontre ce type de difficulté doit immédiatement en informer la personne présidant la réunion. Il peut être utile, au moment préparer la conférence, de fournir à tout le monde un numéro de téléphone de secours disponible pendant toute la durée de la conférence (par exemple, un numéro permettant de joindre le bureau de la personne présidant la conférence ou l'opérateur désigné pour ce genre de situations par la société de télécommunications).
IV. Remarques finales
Les Standards et les présentes notes explicatives ont été élaborés à la lumière des expériences rapportées par les utilisateurs des TI dans l'arbitrage international. Les auteurs considèrent que les deux documents peuvent encore être améliorés. En effet, les TI évoluant constamment, il sera même nécessaire de le faire. Tout commentaire sera donc le bienvenu, qu'il émane de personnes qui ont envisagé d'utiliser les Standards mais qui ont décidé de suivre une autre voie, de personnes qui ont utilisé les Standards tels quels, ou de personnes qui ont modifié les Standards. Toute information sur des procédures spéciales convenues en matière d'utilisation des TI et sur les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre de tout ou partie des Standards, ainsi que tout autre commentaire jugé approprié, y compris des suggestions quant à la rédaction du texte, seront particulièrement appréciés.
Veuillez adresser vos observations à l'attention du conseiller général à l'adresse suivante :
Secrétariat de la Cour internationale d'arbitrage de la CCI
38 cours Albert 1er
75008 Paris
France
1 Convertit du texte figurant dans des fichiers graphiques bitmap dans des fichiers normaux en code ASCII et de traitement de texte.
2 Au lieu de « .com », tout autre domaine de premier niveau peut également être utilisé.
3 Pour de plus amples informations, voir E. Schäfer « La visioconférence dans l'arbitrage » (2003) 14 :1 Bull. CIArb. CCI 37.